Empréstimo de Peças
O AUC poderá ceder por empréstimo documentos e/ou peças do seu acervo arquivístico e patrimonial para exposições, desde que o seu estado de conservação o permita, que sejam dadas garantias do integral cumprimento das condições gerais e específicas previstas em Regulamento próprio e que a iniciativa seja considerada de interesse pelo AUC.
Regulamento do Empréstimo* |
I- Condições Gerais
1. O AUC poderá ceder por empréstimo
documentos e/ou peças do seu acervo arquivístico e patrimonial para exposições,
desde que o seu estado de conservação o permita, que sejam dadas garantias do
integral cumprimento das condições fixadas neste Regulamento e que a iniciativa
seja considerada de interesse pelo AUC. Contudo, a fim de proteger as espécies
e sempre que o estado dos documentos o exija, será feita e emprestada uma
reprodução fotográfica de substituição.
2. Os pedidos de empréstimo
deverão anteceder em três meses a data de abertura da exposição, e só serão
autorizados após a devida comunicação do AUC, por escrito, à entidade
requerente.
3. Os formulários
próprios para empréstimo de documentos e/ou peças serão preenchidos e assinados
pela entidade organizadora da exposição.
4. O prazo máximo de
exposição de documentos originais do AUC é de 60 dias.
5. O AUC averiguará,
antecipadamente, as condições de exposição, no momento da montagem e durante o
evento, e, caso estas não obedeçam aos requisitos, reserva-se o direito de
suspender o empréstimo das obras. Qualquer alteração nas condições deverá ser
imediatamente comunicada, e não poderá ser concretizada sem o consentimento
prévio do AUC, reservando-se esta instituição o direito de cancelar a exposição
das suas obras no evento em causa.
6. A entidade
requisitante deverá suportar todos os encargos com o processo de empréstimo
(digitalização do original para preservação e cópia para consulta no AUC, acondicionamento, montagem e transporte das peças, seguros, e ainda, se
aplicável, a deslocação e estadia de couriers).
7. O levantamento dos
documentos ou peças cujo empréstimo tenha sido autorizado terá que ser feito
com uma semana de antecedência. A sua devolução deverá ser efectuada no prazo
máximo de duas semanas após o encerramento da exposição. Os autos de
levantamento e devolução serão realizados no AUC, mediante apresentação da
apólice de seguro e assinatura de auto de entrega/recepção das espécies
emprestadas.
8. A montagem e
desmontagem de exposição (da responsabilidade da entidade organizadora) deve
ser supervisionada pelo AUC.
9. A reprodução e a
divulgação de imagens das peças emprestadas para exposições estão sujeitas a
autorização expressa do Diretor do AUC, sendo a dita reprodução, feita
exclusivamente por técnicos do AUC ou por este credenciados.
10. O AUC tem direito
a três exemplares do Catálogo da Exposição para a sua biblioteca e para uso
interno dos serviços os quais deverão ser fornecidos pela entidade organizadora
da exposição.
II- Condições da Exposição
1. A área de Exposições e a Área de
Montagem devem ter:
a) Segurança permanente (diurna e noturna) contra furto, vandalismo, incêndio e inundação;
b) Condições ambientais permanentes de 50% (+/- 5%) de humidade relativa, de 20º C (+/- 2º C) de temperatura, e intensidade luminosa de 50 Lux de luz fria, isenta de radiação UV;
c) Monitorização permanente da temperatura e humidade relativa;
d) Mobiliário (em especial vitrinas) composto por materiais quimicamente estáveis e de baixa combustão.
2. O suporte das peças em exposição
deve ser de um material quimicamente estável, sendo a execução da
responsabilidade da entidade organizadora.
3. Deve previamente
ser feita uma clara identificação das peças a expor, no nosso formulário de
empréstimo, para posteriormente poder ser indicado o ângulo de abertura.
4. No período de
preparação da abertura da exposição e após o seu encerramento, as peças devem
permanecer em condições ambientais idênticas às do período em que estiverem expostas, com segurança máxima, e em área vedada ao público com vigilância
permanente.
III- Condições do Transporte
1. A entidade organizadora deve garantir:
a) O acondicionamento adequado em caixas ou malas com proteção antichoque, revestimento com materiais inertes que possibilitem o controlo da humidade e temperatura no seu interior, bem como sistema de segurança antifurto;
b) Que o transporte seja realizado por empresa especializada para o fim em vista e em condições adequadas usando veículo com dimensões, suspensão e segurança ajustada a cada caso particular;
c) A proibição de transporte em veículos particulares de passageiros;
d) O acompanhamento, in loco, de qualquer eventual transbordo de obras pela empresa transportadora responsável.
e) O cumprimento de quaisquer outras condições especiais de transporte, quando consideradas necessárias pelo AUC.
IV- Condições do Transporte
1. Nos casos em que o AUC determine
que o empréstimo das espécies documentais ou peças ou a sua montagem ou
desmontagem devem ser supervisionados por técnicos especializados seus, a
entidade organizadora será responsável pelo pagamento integral das deslocações,
alojamento e ajudas de custo, nas condições a estabelecer pelo AUC.
* Ultima atualização feita em 14-7-2016.