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UC.PT

Projecto SOS Livro Antigo

Regulamento de utilização da Biblioteca Joanina

A Biblioteca Joanina, construída na primeira metade do século XVIII, é um monumento com especificidades próprias no que respeita à estabilidade das características ambientais do seu interior.
O edifício tem, naturalmente, temperatura e humidades constantes, condições que é necessário manter para que as coleções bibliográficas e a decoração interior se mantenham em bom estado de conservação. Tais circunstâncias impedem que o espaço possa ser utilizado por atividades que obriguem à deslocação de mobiliário, à colocação de fixações (fita adesiva, isolante, velcros, etc.), à instalação de certos equipamentos adicionais de luz ou de som, ou para atividades como beberetes, banquetes e bodas.

Por outro lado, importa abrir mais a utilização do espaço da Biblioteca, tanto para iniciativas internas como para iniciativas da responsabilidade de entidades exteriores que permitam recuperar a parte do espólio documental que se encontra mais degradado (campanha “SOS Livro Antigo”).

Neste quadro, é necessário estipular as seguintes regras para a utilização desta Biblioteca:

1 – A Biblioteca Joanina poderá ser cedida pela Universidade, mediante autorização prévia do Diretor da Biblioteca Geral, para eventos promovidos por entidades públicas ou privadas, interiores ou exteriores à Universidade.

1.1 – As cerimónias a realizar na Biblioteca deverão ser de caráter cultural, científico ou técnico.

1.2 – O pedido prévio de autorização de cedência deve dar entrada na Biblioteca Geral com uma antecedência de 15 dias, devidamente acompanhado do programa do evento a realizar.

2 – As entidades organizadoras deverão assinar um termo de responsabilidade assumindo os custos inerentes a qualquer dano material ou imaterial, causado direta ou indiretamente à Biblioteca Joanina.

2.1 – O valor do dano será calculado pela pessoa ou entidade que a Biblioteca Geral da Universidade julgar competente.

3 – Para cada evento será nomeada pela Biblioteca Geral da Universidade uma pessoa responsável que acompanhará todos os preparativos para a boa realização da cerimónia, obrigando-se a organização a respeitar as diretrizes transmitidas por essa pessoa.

3.1 – A lotação máxima por evento permitida dentro da Biblioteca Joanina será de 120 pessoas, podendo a equipa técnica integrar até 10 pessoas.

3.2 – A utilização das casas de banho não está incluída, exceto em casos de força maior.

4 – Para que o evento possa ser filmado, fotografado ou gravado em audio ou vídeo, o respetivo pedido deve ser previamente autorizado pelo Diretor, devendo a Biblioteca Geral da Universidade efetuar a acreditação dos meios humanos e materiais envolvidos.

5 – A Biblioteca Geral da Universidade cobrará uma verba pela cedência do espaço e/ou filmagens, fotografias ou gravações (comunicada à entidade organizadora logo no ato de autorização) que será paga até 48 horas antes da realização do evento.

5.1 – Às entidades será cobrada uma verba de 4000 € por dia, ou 2000 € por meio-dia (um dia equivale a um período de 8 horas; meio-dia equivale a um período de 4 horas). Todos os valores incluem o IVA.

6 – Todas as despesas além de cedência de espaço, pessoal, segurança e energia, por exemplo as inerentes à afinação do piano, caso este venha a ser usado, serão da responsabilidade da entidade organizadora.

7 – Todos os casos que aqui não estejam previstos serão decididos pelo Diretor depois de ouvidos os Serviços.

8 – O presente Regulamento tem efeitos a partir do dia 1 de Julho de 2008, ficando derrogadas as normas anteriores.