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Alunos de Engenharia Informática do DEI desenvolvem sistema para automatizar o processo de registo de presenças de aulas

Um grupo de 11 alunos do Departamento de Engenharia Informática da Universidade de Coimbra desenvolveu um sistema para automatizar o processo de registo de presenças de aulas. O protótipo foi apresentado esta semana e aguarda agora a fase de operacionalização.
8 janeiro
Alunos e representantes do Departamento de Engenharia Informática na apresentação do protótipo de registo automático de presenças.
Alunos e representantes do Departamento de Engenharia Informática na apresentação do protótipo de registo automático de presenças.

Num ano letivo, decorrem mais de 7000 aulas no DEI. Atualmente, isso implica um gasto de cerca de 10 000 folhas de papel com uma vida útil muito reduzida, que servem para fazer o registo das presenças dos alunos e docentes nas aulas.

O problema com o processo atual vai para além do esforço ambiental porque é preciso que os docentes, uma vez terminadas as aulas, registem manualmente as presenças na plataforma de gestão académica Nónio. Por semana, cada docente gasta entre meia a duas horas com esta tarefa, consoante o número de turmas e cadeiras que leciona. No final do ano chegamos facilmente a um banco de tempo que ascende a 2000 horas, não contabilizando o trabalho da secretaria de validação e arquivamento das folhas de presenças. 

O protótipo desenvolvido explora a potencialidade de utilizar os sensores do sistema de controlo de acessos, já instalados em todas as salas de aula do departamento, para recolher a presença dos alunos e docentes. Antes de entrarem numa sala para assistir ou lecionar uma aula, todos os envolvidos passam o cartão da universidade (pessoal e intransmissível) nos sensores. A aplicação desenvolvida executa frequentemente uma verificação aos eventos registados nesse sistema e procede ao mapeamento entre as passagens e a informação presente no Nónio relativamente às aulas que ocorreram num determinado período. As presenças ficam guardadas digitalmente e localmente no departamento, permitindo auditorias e acesso futuro, nomeadamente para o seu propósito principal de serem carregadas no Nónio automaticamente. Acabam-se, assim, as folhas em papel e todo o tempo associado registo das presenças, por passar a ser um processo automatizado e complemente digital. 

O Projeto surgiu no âmbito da cadeira de Gestão de Projetos do Mestrado em Engenharia Informática da Universidade e foi desenvolvido ao longo do primeiro semestre deste ano letivo.