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Entrega documentos na UC

Compete ao Serviço de Gestão Académica (SGA) assegurar que no Processo Individual  (PI) de um Estudante constam os documentos legalmente exigidos para o mesmo aceder à formação em que se está a inscrever na UC e os que comprovam a sua identidade, particularmente relevantes pelo facto de cada vez mais atos, nomeadamente a candidatura e matrícula serem efectuadas  via Internet, utilizando documentos digitalizados.

Do processo individual de um Estudante podem constar documentos em papel e em formato digital.

1. Quais os documentos obrigatórios para a matrícula na UC?

Apresentação do documento de identificação

  • É obrigatória a apresentação do documento original pelo próprio, a fim de ser emitida a ficha relativa aos dados pessoais do documento de identificação (através do “leitor de Cartão de Cidadão”) e/ou os dados serem validados pelo Serviço de Gestão Académica.
  • Se efetuou reingresso só terá que entregar este documento, caso tenha sido ultrapassada a data de validade do mesmo.

Apresentação do boletim de vacinas, com vacina antitetânica atualizada, sendo apenas necessária ao SGA confirmar ou inserir esta data na ficha do Estudante.

Outros documentos solicitados na candidatura, como o certificado de habilitações, programas e cargas horárias.

Se tem dúvidas de quais os documentos a entregar consulte a sua candidatura no Inforestud@nte. É obrigatório entregar o original (e correspondente fotocópia) ou cópia autenticada de todos os documentos cujo "Modo de entrega" é eletrónico. 

Autorização de residência ou visto, se for cidadão estrangeiro e correspondente fotocópia.  

Esta informação não se aplica aos estudantes colocados através do Concurso Nacional de Acesso que efetuam a matrícula presencialmente na Universidade.

NOTAS SOBRE FOTOGRAFIA NA UC:

  • A fotografia é inserida no InforEstudante pelo Estudante (ou tirada na matrícula no caso dos Estudantes colocados pelo CNA), e validada nos serviços da Faculdade.
  • A fotografia é utilizada na emissão do Cartão de Estudante que identifica e faculta os recursos da UC aos seus Estudantes.

2. São precisos os mesmo documentos na formação de curta duração ou e-learning?

Nos cursos de Ensino a Distância da Universidade de Coimbra e cursos não conferentes de grau de curta duração, com características particulares, como o facto de poderem ser ministrados fora dos espaços da UC, apenas há obrigatoriedade de apresentação dos originais dos documentos:

Se a formação implicar uma habilitação anterior:

  • é obrigatório apresentar o diploma original ou cópia autenticada, acompanhada do documento de identificação.

Se a formação não exigir uma habilitação anterior, como licenciatura, mestrado, doutoramento ou outra situação pré-definida:

  • basta apresentar cópia digitalizada dos originais, acompanhada da declaração sob compromisso de honra da veracidade de documentos e dados entregues à UC -  Im1265 - Declaração de honra dados documentos geral, obtida no InforEstudante (em Balcão Académico >>"Normas e Procedimentos");

A declaração anterior deverá ser preenchida e:

  • se optar por entregar na UC, tem que imprimir e assinar;
  • se optar por enviar apenas em formato eletrónico, pode colocar a sua assinatura na declaração e remeter cópia da mesma após assinatura.  
Todos os cidadãos nacionais podem ter uma assinatura digital através da utilização do Cartão de Cidadão, de forma simples e segura. Para mais informação aceda ao site oficial da assinatura digital e autenticação segura do Estado Português »

Esta declaração e documentos referidos deverão ser entregues ao SGA de acordo com as condições definidas na questão seguinte, ou em alternativa, recolhidas nas UO's onde decorre o curso e remetida ao SGA internamente, após a sua validação.

Apenas nos cursos de Ensino a Distância da Universidade de Coimbra não é necessária a informação de vacinas. Para a formação que implica permanência na UC é preciso comprovar a toma da vacina anti-tetânica (indicar a data da toma ou remeter digitalização com essa informação)

3. Como entregar e autenticar documentos?

Os documentos devem chegar ao SGA por um dos seguintes meios:

Entrega no Serviço de Gestão Académica durante o período de atendimento presencial (consultar horário de atendimento»)
Deve trazer o original e correspondentes fotocópias de modo a que o serviço verifique a sua autenticidade. O original é sempre devolvido ao estudante.

Envio por correio
No caso do cartão de cidadão, o Estudante pode enviar o ficheiro PDF resultante do software do Cartão Cidadão ou em alternativa a fotocópia do cartão.

O cartão de cidadão possibilita a sua leitura digital através de um equipamento eletrónico designado por “leitor de Cartão de Cidadão”, que acompanhado por software específico, permite ao cidadão tirar partido das funcionalidades eletrónicas do seu Cartão (mais informações em www.cartaodecidadao.pt»).

Os documentos terão de ser os originais ou estar autenticados. De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2000 de 13 de março, podem certificar a conformidade de fotocópias com os documentos originais que lhes sejam apresentados para esse fim, as seguintes entidades:

Juntas de Freguesia;
CTT – Correios de Portugal, S.A. - Sociedade Aberta
Câmaras de Comércio e Indústria;
Advogados e Solicitadores.

O endereço para envio é o seguinte:

Universidade de Coimbra - Administração 
Serviço de Gestão Académica  
Colégio de Santa Rita, Rua da Ilha
3000-214 - Coimbra 

NOTA: No caso de estudantes estrangeiros, quer a entrega seja feita presencialmente ou por via postal, a autenticação de documentos deve ser realizada pela embaixada ou consulado português no país de origem, ou pela Apostila da Convenção de Haia, e, se não estiverem escritos em português, espanhol, francês ou inglês, traduzidos para português por tradutor reconhecido pela representação diplomática portuguesa.

4. Como legalizar documentos estrangeiros?

Consulte AQUI mais informação »»

    5. O que é a Apostila da Convenção de Haia?

    A aposição da apostila encontra-se prevista no art.º 3.º da Convenção Relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Actos Públicos Estrangeiros, concluída na Haia a 5 de Outubro de 1961, e aplica-se apenas a documentos públicos que se destinam a apresentar nos países que aderiram à referida Convenção.

    A Apostila é emitida pela autoridade competente do Estado de onde o documento é originário.

    Em Portugal, a emissão de apostilas  é realizada pelos Serviços da Procuradoria-Geral da República. Nos termos do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 86/2009, de 3 de Abril, pelo serviço de emissão de apostila e pela verificação de apostila já emitida, é cobrada a importância de 10,20 €.

    Consulte AQUI mais informação »»

    6. Até quando entregar os documentos para ter o processo completo?

    O prazo estabelecido é 31 de dezembro do ano letivo de candidatura do Estudante.

    O Serviço de Gestão Académica verifica se não faltam documentos no processo individual do aluno, e caso isso aconteça, actualizam o estado do processo no Inforestud@nte para o estado COMPLETO. Pode confirmar essa informação no campo "Estado do Processo Individual", no link Geral »» Dados Curriculares.

    Se estiver com o estado INCOMPLETO (assinalado a vermelho), não poderá ser emitido qualquer documento oficial ao aluno (certidão de conclusão, outras certidões, declarações) enquanto a situação se mantiver.

    O aluno poderá entregar os documentos em qualquer altura, passando o seu processo ao estado completo, o que possibilitará de imediato a emissão de documentos.

    7. Quais os prazos para entrega de documentos num requerimento?

    Na maioria dos requerimentos da UC o Estudante efetua o seu pedido electronicamente no InforEstudante, e portanto, submete os documentos em versão digital ou digitalizada, declarando que os mesmos são cópias integrais dos originais e correspondem a informação verdadeira.

    Nas situações em seja necessária informação adicional ou apresentar os documentos originais, o SGA comunica essa informação ao Estudante através do InforEstudante.

    Nestas situações, o Estudante ou Requerente deve entregar os documentos que fazem parte do seu pedido, ou que lhe forem solicitados pelo SGA no âmbito do mesmo, até ao prazo que lhe foi definido.

    O incumprimento do prazo pode conduzir ao indeferimento da sua pretensão e/ou impossibilidade de realizar o ato solicitado.