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Primeiro Regulamento da Secretaria

PORTARIA - Attendendo a que para a boa ordem e regularidade dos trabalhos da secretaria da Universidade, assim como para a prompta expedição do serviço da mesma, importa muito que que os empregados d'ella tenham regars prescriptas para o exacto desempenho das suas obrigações e mais providências internas, mando que provisoriamente seja adaptado o seguinte

REGULAMENTO DA SECRETARIA DA UNIVERSIDADE

Artigo 1º A secretaria da Universidade compõe-se de duas repartições, a saber:

1ª A dos negocios e expediente litterario da Universidade;
2ª A de contabilidade.

Art. 2º O quadro effectivo da secretaria compõe-se dos empregados seguintes:

1º Um secretario e mestre de cerimonias;
2º Um official maior;
3º Um primeiro official ordinario, encarregado especialmente da contabilidade;
4º Um segundo official ordinario;
5º Um porteiro;
6º Um continuo.
§ unico. Quando a urgencia dos trabalhos o pedir, poderão ser chamados os amanuenses que forem necessarios para o serviços extraordinario.

Secretario

Art. 3º Ao secretario incumbe, além do que lhe está designado nos antigos e novos Estatutos e mais legislação posterior:

1º Receber todas as leis, ordens do governo e correspondencia, que o prelado enviar para a secretaria, e dar-lhes o conveniente destino, fazendo-as archivar depois de cumpridas.
2º Satisfazer e fazer que se cumpra tudo quanto o prelado determinar, pertencente à secretaria, e que pela mesma se costuma expedir;
3º Distribuir o serviço e reger a secretaria;
4º Dirigir e inspeccionar os trabalhos d'ella;
5º Superintender todos os seus empregados, propondo ao reitor as medidas necessarias para a conveniente execução do serviço ou para a repressão de quesquer abusos que nella se possam introduzir;
6º Inspeccionar sobre a conservação e boa classificação dos livros, documentos e mais papeis da secretaria;
7º Conceder licença aos officiaes para sahirem da repartição por um limitado espaço de tempo, durante os trabalhos d'ella, e notar qualquer abuso que o empregado commeter d'esta licença, para ser convenientemente corrigido;
8º Ter em seu poder o inventario do archivo e mobilia, por que é responsavel o porteiro;
9º Empregar amanuenses, quando pela urgencia do serviço fôr necessario, com previa auctorisação do reitor;
10º Fazer observar as leis dentro da repartição e este regulamento.

Official maior

Art. 4º O official maior é chefe da 1ª repartição; e n'esta qualidade lhe compete:

1º Substituir o secretario em todos os seus impedimentos;
2º Dirigir o expediente da sua repartição sob a inspecção do secretario, propondo-lhe tudo quanto julgar conducente ao melhor andamento dos negocios e representando contra qualquer falta ou infracção dos outros empregados no cumprimento dos seus deveres;
3º Apresentar no fim de cada trimestre o indice synoptico da respectiva legislação e providencias litterarias, o qual deverá ser encadernado no fim do anno lectivo;
4º Repartir o trabalho, que accrescer numa repartição, pelos empregados que na outra o podérem desempenhar, e fazendo conservar todo o decoro, polidez e subordinação na secretaria;
5º Assistir, no impedimento do secretario, aos exames preparatorios para os estudos da Universidade nos mezes de outubro e julho;
6º Assignar as copias authenticas de documentos exigidos, ex-officio, pelas auctoridades superiores;
7º É responsavel perante o secretario, pelo cumprimento dos seus deveres e pelo serviço e regularidade da repartição a seu cargo.

1º official ordinario

Art. 5º O 1º official ordinario é chefe da 2ª repartição e encarregado especialmente da contabilidade, nesta qualidade lhe pertence:

1º Processar e conferir as folhas dos ordenados de todos os empregados da Universidade e lançar as competentes verbas dos respectivos assentamentos; e as do expediente dos estabelecimentos, lançando-as nas contas respectivas, exigindo para esse fim os documentos necessarios;
2º Formalisar as contas correntes semanaes e annuaes dos rendimentos dos fundos academicos e das despezas do pessoal e material;
3º Formalisar todos os mappas, orçamentos, documentos e dar todas as informações relativas a esta repartição;
4º Registar os titulos, diplomas, cartas de empregados ou gratificações pessoaes e abrir assentamentos de ordenados;
5º Registar a legislação e documentos officiaes pertencentes ao serviço de contabilidade da secretaria;
6º Satisfazer tambem ao serviço da primeira repartição, quando houver urgencia por quaesquer trabalhos extraordinarios d'ella, se assim lh'o permitirem os da sua propria repartição, em concorrencia com os d'aquella;
7º Fazer a escripturação da responsabilidade do thesoureiro do cofre academico;
8º Formalisar mensalmente a conta de todos os emolumentos pertencentes à secretaria, e fazer a sua distribuição, na conformidade d'este regulamento.

Art. 6º Na ausencia ou impedimento do official maior fará as suas vezes o chefe da 2ª repartição; e quando os trabalhos d'esta lhe não permittam, o 2º official fará as vezes de official maior.

2º official ordinario

Art. 7º O 2º official ordinario tem exercicio na 1ª repartição, e como tal lhe pertence:

1º Satisfazer a todo o serviço d'ella, que, não sendo da competencia do official maior, lhe fôr pelo secretario ou por aquelle ordenado;
2º Ter a seu cargo especialmente o registo da legislação, ordens regias, consultas, mappas, editaes e providencias do reitor e dos conselhos das faculdades;
3º Satisfazer egualmente a qualquer serviço extraordinario, que fôr necessario para a regularidade do expediente da secretaria;
4º Guardar e classificar convenientemente os livros e papeis da secretaria;
5º Fazer as buscas para se passarem as certidões extrahidas dos livros e papeis do archivo, à vista do competente despacho;
6º Substituir o official maior nos impedimentos do 1º official.

Porteiro

Art. 8º Ao porteiro da secretaria pertence:

1º Satisfazer ao que lhe fôr ordenado pelo secretario e pelos officiaes subalternos, para o serviço interno da mesma secretaria;
2º Ter a secretaria aberta nas horas marcadas neste regulamento;
3º Cuidar na boa ordem e conservação dos livros e mais papeis, bem como da mobilia, que lhe será entregue por inventario, assignado pelo official maior e pelo mesmo porteiro, que assim fica responsavel por qualquer falta ou extravio; dando parte quando algum dos objectos se inutilisar, para se providenciar convenientemente á sua substituição e fazerem-se as competentes notas do inventario;
4º Communicar competentemente os recados dos pretendentes, dando-lhes as declarações necessarias e os documentos que lhes devem ser entregues;
5º Receber todos os emolumentos da secretaria e dar conta mensal ao secretario dos que lhes são pessoaes, na conformidade dos Estatutos e mais legislação vigente; e diariamente ao official de contabilidade dos que pertencerem á secretaria.

Continuo

Art. 9º Ao continuo da secretaria incumbe:

1º Todo o serviço interno e externo da secretaria, que lhe fôr determinado pelo secretario e pelos officiaes subalternos d'ella;
2º Cuidar do aceio e limpeza da secretaria;
3º Comprar todos os artigos necessarios para o expediente da secretaria, como livros, papel, etc., segundo as ordens do secretario, dando-lhe de tudo conta com os respectivos documentos.

Emolumentos

Art. 10º Todos os emolumentos que pelos Estatutos e legislação vigente não são pessoaes do secretario, entrarão em uma caixa para serem divididos em duas partes eguaes, uma das quaes pertencerá ao mesmo secretario e a outra será dividida com egualdade pelo official maior e pelos dois officiaes ordinarios, á vista da competente conta.
§ 1º São comprehendidos nas disposições d'este artigo os emolumentos provenientes dos exames preparatorios para a Universidade, buscas, registos e quaesquer outros trabalhos de que possam provir emolumentos.
§ 2º Quando o secretario se achar ausente com licença, o official maior, ou quem suas vezes fizer, vencerá unicamente os emolumentos que pertencerem ao mesmo secretario, não entrando na divisão do resto.


Art. 11º Continuará a observar-se a tarifa dos emolumentos da secretaria, que se acha em prática.

Disposições geraes

Art.12º É expressamente prohibido a qualquer empregado tirar algum livro ou documento para fóra da secretaria.
§ unico. Exceptuam-se os casos em que seja necessario, para bem do serviço, que algum dos ditos objectos seja presente ao reitor, conselho dos decanos, congregações ou para os actos academicos, devendo restituir-se, logo que acabem de servir, ao seu respectivo logar na secretaria.


Art. 13º Os trabalhos ordinarios da secretaria principiarão ás nove horas da manhã e terminarão ás duas horas da tarde.
§ 1º Exceptuam-se porém os tres mezes de maio a julho, em que deverão principiar os trabalhos ás oito horas da manhã. Esta hora poderá ser alterada pelo secretario, quando o bem do serviço assim o exigir.

§ 2º Nenhum empregado poderá retirar-se da secretaria durante o tempo de serviço sem permissão do secretario, nem ainda depois da hora da sahida, sem elle dar os trabalhos do dia por concluidos.


Art. 14º Cessam os trabalhos da secretaria nos dias feriados, na conformidade das leis vigentes.
§ unico. Exceptuam-se, porém, os casos em que o serviço publico ou academico exigir alguns trabalhos a que seja necessario dar expedição nestes mesmos dias.


Art. 15º Todo o empregado, que faltar ao serviço da secretaria, deverá justificar as faltas na conformidade do artigo 137º do decreto de 20 de setembro de 1844.
§ 1º Aos empregados que se ausentarem da secretaria sem prévia licença do secretario, ainda depois da hora da sahida, será marcada falta para os efeitos designados no § 1º do citado artigo do decreto.
§ 2º O official que faltar ao serviço da secretaria com licença não será contado com a parte respectiva dos emolumentos proporcional ao tempo que faltar.

Paço das Escholas, em 31 de janeiro de 1846. -- Conde de Terena, reitor.