Empréstimo

1. O AUC poderá ceder por empréstimo documentos e/ou peças do seu acervo arquivístico e patrimonial para exposições, desde que o seu estado de conservação o permita, que sejam dadas garantias do integral cumprimento das condições fixadas neste Regulamento e que a iniciativa seja considerada de interesse pelo AUC. Contudo, a fim de proteger as espécies e sempre que o estado dos documentos o exija, será feita e emprestada uma reprodução fotográfica de substituição.

2. Os pedidos de empréstimo deverão anteceder em três meses a data de abertura da exposição, e só serão autorizados após a devida comunicação do AUC, por escrito, à entidade requerente.

3. Os formulários próprios para empréstimo de documentos e/ou peças serão preenchidos e assinados pela entidade organizadora da exposição.

4. O prazo máximo de exposição de documentos originais do AUC é de 60 dias.

5. O AUC averiguará, antecipadamente, as condições de exposição, no momento da montagem e durante o evento, e, caso estas não obedeçam aos requisitos, reserva-se o direito de suspender o empréstimo das obras. Qualquer alteração nas condições deverá ser imediatamente comunicada, e não poderá ser concretizada sem o consentimento prévio do AUC, reservando-se esta instituição o direito de cancelar a exposição das suas obras no evento em causa.

6. A entidade requisitante deverá suportar todos os encargos com o processo de empréstimo (digitalização do original para preservação e cópia para consulta no AUC, acondicionamento, montagem e transporte das peças, seguros, e ainda, se aplicável, a deslocação e estadia de couriers).

7. O levantamento dos documentos ou peças cujo empréstimo tenha sido autorizado terá que ser feito com uma semana de antecedência. A sua devolução deverá ser efectuada no prazo máximo de duas semanas após o encerramento da exposição. Os autos de levantamento e devolução serão realizados no AUC, mediante apresentação da apólice de seguro e assinatura de auto de entrega/recepção das espécies emprestadas.

8. A montagem e desmontagem de exposição (da responsabilidade da entidade organizadora) deve ser supervisionada pelo AUC.

9. A reprodução e a divulgação de imagens das peças emprestadas para exposições estão sujeitas a autorização expressa do Diretor do AUC, sendo a dita reprodução, feita exclusivamente por técnicos do AUC ou por este credenciados.

10. O AUC tem direito a três exemplares do Catálogo da Exposição para a sua biblioteca e para uso interno dos serviços os quais deverão ser fornecidos pela entidade organizadora da exposição.

1. A área de Exposições e a Área de Montagem devem ter:

• Segurança permanente (diurna e noturna) contra furto, vandalismo, incêndio e inundação;
• Condições ambientais permanentes de 50% (+/- 5%) de humidade relativa, de 20º C (+/- 2º C) de temperatura, e intensidade luminosa de 50 Lux de luz fria, isenta de radiação UV;
• Monitorização permanente da temperatura e humidade relativa;
• Mobiliário (em especial vitrinas) composto por materiais quimicamente estáveis e de baixa combustão.

2. O suporte das peças em exposição deve ser de um material quimicamente estável, sendo a execução da responsabilidade da entidade organizadora.

3. Deve previamente ser feita uma clara identificação das peças a expor, no nosso formulário de empréstimo, para posteriormente poder ser indicado o ângulo de abertura.

4. No período de preparação da abertura da exposição e após o seu encerramento, as peças devem permanecer em condições ambientais idênticas às do período em que estiverem expostas, com segurança máxima, e em área vedada ao público com vigilância permanente.

A entidade organizadora deve garantir:

• O acondicionamento adequado em caixas ou malas com proteção antichoque, revestimento com materiais inertes que possibilitem o controlo da humidade e temperatura no seu interior, bem como sistema de segurança antifurto;
• Que o transporte seja realizado por empresa especializada para o fim em vista e em condições adequadas usando veículo com dimensões, suspensão e segurança ajustada a cada caso particular;
• A proibição de transporte em veículos particulares de passageiros;
• O acompanhamento, in loco, de qualquer eventual transbordo de obras pela empresa transportadora responsável.
• O cumprimento de quaisquer outras condições especiais de transporte, quando consideradas necessárias pelo AUC.

Nos casos em que o AUC determine que o empréstimo das espécies documentais ou peças ou a sua montagem ou desmontagem devem ser supervisionados por técnicos especializados seus, a entidade organizadora será responsável pelo pagamento integral das deslocações, alojamento e ajudas de custo, nas condições a estabelecer pelo AUC.