Historical background

Algumas atribuições e competências

Do Secretario, & Escrivão do Conselho

• Averá hum Secretario, Escriuão do Conselho perpetuo, que seja homem de verdade, de segredo, honrado, bom latino, & sem raça algua, & que não tenha outro officio: o qual escreuerá todas as cousas, q se trattarem nos Conselhos da Vniuersidade, & nas Congregações das Faculdades.
  (...)

• Escreuerá o Secretario do ditto Conselho a Matricula dos Estudantes, guardando o que se declara no titulo da Matricula, & proua dos cursos. E em todo o sobreditto, & cousas, que tocarem a Vniuersidade fará final publico, & assi o fará o seu substituto, que por elle seruir em sua ausencia, sendo eleito, ou dado pelo Reitor na forma destes Estatutos.
  (...)

• Terá o Secretario hum liuro, que se chamará dos cursos, em q escreuerá todas as prouas dos cursos, que se na Vniversidade fizerem: & nenhua outra cousa se escreuerá nelle: & cada proua de curso irá por seu termo apartado, com dia, mez, & anno assinado pelo Reitor, & duas testemunhas, co hum titulo em cima deste termo, que declare o nome do Estudante, Bacharel, Licenciado, ou outra pessoa, de cujo se tratte:
  (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1559

Averá hum escrivão perpetuo do conselho que seja homem de verdade e secreto e honrado e será latino, o qual escreverá todas as cousas que se tratarem em os conselhos da Universidade, e dará por mandado do Reitor o treslado dos privelegios ou Estatutos dela a quem o requererDo escrivão do conselho

• (...).
• Item, fará mais o livro da matricola, no qual assentará todas as pesoas que se ouverem de matricular no modo e maneira que há declarado no livro da matricola e prova dos cursos [que] com muita diligentia guardará, não matriculando pesoa algua nem passando certidão da dita matricola em outra forma do que hé declarado no capítulo da matricola.
  (...)
• Item, quando ho dito escrivão deixar de todo de escrever o dito offycio, asi por morte como por renunciação ou qualquer outra maneyra, elle ou seus erdeyros serão obrygados a trazer e entregar à Universidade todos os registos e votos, que por razão do dito offycio tiver feytos, para se meterem nos almarios do cartorio em que devem de estar.

Do mestre das cerimonias

Item, haverá hum mestre das cerimonias, que será sempre o que for escrivão do conselho, pela rezão que tem de saber os Estatutos e regimentos da Universidade (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1653

(...) O Bedel de cadahua das faculdades, chamará à Congregação dellas os Lentes, & Doutores, quando se ouueverm de ajuntar por mandado do Reitor.
Terá cada hum delles hu rol, em q estarão escrittos todos os Estudantes de suas faculdades, com declaração do tempo, em q cadahum começou a estudar, & os annos que tem de estudo; pera que se saiba, se tem tempo bastante, pera responder, & arguir nos actos de exercicios, que ordinariamente se hão de guardar. E auisará disso ao Reitor, pera os constranger a teré os dittos actos nos dias assinados, & arguirem no lugar que lhes couber.
Os dittos Bedeis das faculdades, em que forem os actos, ou graos, seraõ obrigados a leuar pessoalmente todos os pontos, & as conclusoes de quaesquer actos ás casas dos Doutores, Mestres, ou Lentes, que podem, ou deuem ter presentes nos taes actos. (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1559

PROVISÃO
Ordena que haja um bedel proprio e privativo para cada faculdade.

Coimbra, em 30 de Junho de 1773

Da matricula, & proua dos cursos

Todos os Estudantes seculares, & Religiosos de Collegios não incorporados na Vniuersidade, assi os que ouuiré nas Escolas maiores, como os que ouuirem nas Escolas menores, & assi os Bachareis, q ouuerem de cursar, se escreuerão cada anno em capitulos separados dasfaculdades pelo Secretario do Conselho no liuro da Matricula, cadahum na faculdade em que estuda, fazendo primeiro o juramento (...). E fará o Secretario em cada assento menção do tempo, em que os Estudantes se vem escreuer na Matricula, & da terra donde, & cujos filhos saõ: & pagarão cada hum pelo tal assento dez reis: porem os Religiosos não pagarão cousa algua. E matricularfehão os que estiuerem presentes na ditta Vniuersidade, atè quinze diasdo mez de Outubro: & os que n~eo estiuerem presentes, matricularfehão dentro de quinze dias, depois que vierem: & os que isto assi não cuprirem, não gozarão dos priuilegios da Vniuersidade, nem serão auidos por Estudantes della, nem lhes será contado em curso, o tempo que na Vniuersidade estiveré. E o Conseruador, por ordem do Reitor, lançarà os taes fora das casas, que não forem matriculados, inda que as tenhão de aposentadoria: pois não hão de ser dadas, senão a Estudantes.
(...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1559

Da matricola e prova dos cursos

Item, todos os estudantes seculares da Universidade assi os que ouvem nas Escolas como os que ouvem no Collegio das Artes, e assi os bachareis que ouverem de cursar, se escreverão cada anno polo escrivão do conselho no livro da matricola, fazendo juramento, segundo costume, de obedecerem ao Rector que ao tal tempo for e a seus sucesores nas cousas licitas e honestas que tocarem à Universidade; e escreverá cada hum na Faculdade em que estuda, fazendo mensão do tempo em que se vem assentar na dita matricola e da terra donde são e cujos filhos, e pagarão ao dito escrivão cada hum polo tal assento dez reis; e o dito juramento farão os que estiverem presentes até quinze dias depois do principio do mes d'Outubro; e os que não estiverem presentes farão o dito juramento depois que vierem dentro em quinze dias, e os que isto assi não comprirem não gosarão dos privelegios da Universidade, nem serão avisados por estudantes dela, nem lhe será contado em curso todo o tempo que na Universidade estiverem sem serem matricolados cada hum anno pela dita maneira; (...)

(...) antes de o assentar (matricular) lhe dará juramento de quanto tempo há que está na cidade e se passar de quinze dias no dia que veo à Universidade comforme ao que acima hé dito, o não matricolará sem licença do Reitor, o qual não admitirá o tal estudante a se matricolar no tempo que pellos Estatutos era obrigado; e primeiro que o dito escrivão asente algum na dita matricola, alem do juramento, lhe dará juramento de obedecer ao Reitor como hé dito, so pena de privação do offycio e de pagar cinquo cruzados para a arca da Universidade.

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1653

Edital do reformador Reitor

"... Declaro e faço certo que foi Sua Majestade servida abrogar e cassar a permissão dos novos estatutos quanto à admissão da primeira matricula até 7 de janeiro, pelo abuso que d'ella fazem os estudantes; estabelecendo que o ultimo termo da primeira matricula em cada um anno será sempre o respectivo dia 2 de novembro, que se não poderá exceder debaixo de qualquer pretexto, nem ainda o de doença ou falta d'acto."

Coimbra, 30 de Abril de 1782

A título de curiosidade, apresenta-se, neste espaço dedicado ao tema das matrículas, os assentos de matrícula de três alunos que se notabilizaram em campos tão distintos como a Literatura, a Medicina e a Política. A saber:

• Assento de Matrícula no 1º Ano de Direito do Aluno Eça de Queiros
• Assento de Matrícula no 1º Ano de Medicina do Aluno António Egas Moniz
• Assento de Matrícula no 1º Ano de Direito do Aluno António de Oliveira Salazar

Por propina entende-se hoje a taxa de frequência devida pelos estudantes à Instituição de Ensino Superior.
Contudo, nem sempre teve um significado tão restrito, como se pode verificar nos trechos seguintes. Através dos tempos, para além de abranger as taxas pela matrícula e frequência no ensino superior, esta designação referiu-se também a determinados honorários auferidos tanto por docentes, como por funcionários, revestindo também o carácter de taxa devida pelos próprios Lentes, em virtude dos actos de posse das respectivas cadeiras. Em caso ainda de incumprimento das atribuições académicas ou protocolares, chegou mesmo a assumir um carácter punitivo e disciplinador.

(...) Leuará o Secretario por cada Estudante, que matricular, dez reis, por cada vez: & da proua, & assento de cada curso, hum vintem: (...)

(...) Os dittos Bedeis das faculdades (...) lhes notificaraõ (aos Doutores) os Doutoramétos, Magisterios, & mais graos, em que tem propina, & deuem ser presentes: sobpena de o bedel perder a propina do tal acto, em que o Reitor o mulctará, por se, & ditto do Doutor, que lhe affirmar, que lhe não foi leuado o tal ponto, ou conclusoes, nem notificado o tal grao. E a ditta propina se perse perderá para a arca da Vniuersidade. E se foi acto, em q o tal Doutor perdeo sua propina por lhe não ter notificado, será della satisfeito á custa da ditta propina & ordenado do ditto Bedel.
(...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1559

(...) quando o doctor repetir, e quando der grao, e quando presidir, e todos os mestres e doctores forem a exame privado com o que se ouver de examinar, e quando forem com o doctor ao lugar aonde ouver de receber o grao, e ahi ao tempo que estiver ao dar do dito grao, e depois quando tornarem com elle até à sua casa.
Os doctores e mestres, que não levarem os ditos capellos, borlas e anéis, pola maneira aqui declarada aos ditos exames, doutoramentos e autos, como dito hé, não vencerão suas propinas e o bedel da Faculdade, de que for o auto, lhas não dará; e será ametade para elle bedel e a outra ametade se meterá na arca da Universidade ou se tornará à pesoa que faz o tal auto, como ao Reitor melhor parecer; e o mestre das cerimonias terá cuidado de ver se os ditos doctores cumprem este estatuto; e o bedel exequtará a pena no modo que dito hé.
(...)

Da arca da UniversidadeHo Reitor, deputados e conselheiros, elegerão cada anno no principio delle hum doctor lente, que tenha cuidado de arrecadar as propinnas dos graos, que são aplicadas à arca da Universidade, dos bedeis, os quaes receberão as ditas propinnas das pesoas, que se ouverem de graduar; e os ditos bedeis, tanto que receberem as ditas propinnas, as entregarão à pesoa que assi for eleita, so pena de as pagarem de seus ordenados em dobro; e cada hum delles terá hum livro, no qual se escreverá o dia, mes e anno, em que entrega a dita propinna, declarando do grao que hé e de quem, ao pee do qual o doctor electo assinará. (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1653

PROVISÃO

Em observancia das ordens que tenho de El-Rei meu senhor: hei por serviço de Sua Magestade declarar e fixar o louvavel costume antigo das propinas, que pagaram e devem pagar os lentes proprietários de cadeiras e substitutos d'ellas com privilegios de lentes, nos actos das posses das sobredictas cadeiras, na maneira seguinte: para o reitor, ou como tal, ou ainda sendo tambem reformador, 4$800 réis; para os seis deputados do conselho da fazenda e estado da Universidade, 1$200 réis, a cada um d'elles; para o procurador fiscal do mesmo conselho, como tal, 1$000 réis, e como mestre das cerimonias, outros 1$000 réis; para o porteiro e guarda-mór dos geraes, novamente substituido no logar do outro improprio official abolido, 960 réis; para o bedel da faculdade, em que se tomar cada posse, 960 réis; para os bedeis das outras faculdades, 480 réis a cada um; para o meirinho geral da Universidade, 600 réis; e para o sineiro, 400 réis. Remetta-se á secretaria, para que nella se expeçam logo as ordens necessarias nesta conformidade.

Coimbra, em 5 de Outubro de 1772, - Marquez visitador

Emissão de certidões de matrícula, frequência de curso, e outras. A não verificação dos pressupostos para a emissão de uma destas certidões envolvia repercussões que os actuais estudantes sequer suporiam terem existido.

(...)Leuará o Secretario por cada certidaõ, que passar assinada pelo Reitor, vinte reis: pelas outras dez: (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1559

(...) E quando alguma pesoa pedir certidão de como está matriculada para qualquer cousa que seja, o escrivão a não passará sem mandado do Reitor ou conservador nos casos de sua jurisdição; e nela declarará sempre o tempo que se matriculou e em que Faculdade, e seja em todo caso assinada pelo Reitor, que primeiro que assine mandará trazer o livro da matricola e verá se está matriculado na forma que deve, e não estando assi matriculado não assinará a tal certidão, e a tal pesoa seja excluida do gremio da Universidade, e não gozará dos privilegios della; e o conservador, a instancia do Rector, lançará os taes fora das casas que tiverem d'aposentadoria, pois não an-de ser dadas senão a estudantes. (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1653

AVISO REGIO

Declara que ha Sua Majestade por bem auctorisar a secretaria da Universidade para poder passar certidões das informações academicas, logo que nella forem requeridas; e que egualmente podem ser passadas pela secretaria de estado dos negocios do reino.

18 de Fevereiro de 1824

Da matricula, & proua dos cursos

(...) porém os Religiosos não pagarão cousa algua. (...)

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1559

(...) Os religiosos e collegiaes, de qualquer collegio que seja[m], não pagarão cousa alguma, em todas as Faculdades, para as arcas da Universidade e Faculdade.

In Estatutos da Universidade de Coimbra, 1653

PORTARIA - Attendendo a que para a boa ordem e regularidade dos trabalhos da secretaria da Universidade, assim como para a prompta expedição do serviço da mesma, importa muito que que os empregados d'ella tenham regars prescriptas para o exacto desempenho das suas obrigações e mais providências internas, mando que provisoriamente seja adaptado o seguinte

REGULAMENTO DA SECRETARIA DA UNIVERSIDADE

Artigo 1º A secretaria da Universidade compõe-se de duas repartições, a saber:

1ª A dos negocios e expediente litterario da Universidade;
2ª A de contabilidade.

Art. 2º O quadro effectivo da secretaria compõe-se dos empregados seguintes:

1º Um secretario e mestre de cerimonias;
2º Um official maior;
3º Um primeiro official ordinario, encarregado especialmente da contabilidade;
4º Um segundo official ordinario;
5º Um porteiro;
6º Um continuo.
§ unico. Quando a urgencia dos trabalhos o pedir, poderão ser chamados os amanuenses que forem necessarios para o serviços extraordinario.

Secretario

Art. 3º Ao secretario incumbe, além do que lhe está designado nos antigos e novos Estatutos e mais legislação posterior:

1º Receber todas as leis, ordens do governo e correspondencia, que o prelado enviar para a secretaria, e dar-lhes o conveniente destino, fazendo-as archivar depois de cumpridas.
2º Satisfazer e fazer que se cumpra tudo quanto o prelado determinar, pertencente à secretaria, e que pela mesma se costuma expedir;
3º Distribuir o serviço e reger a secretaria;
4º Dirigir e inspeccionar os trabalhos d'ella;
5º Superintender todos os seus empregados, propondo ao reitor as medidas necessarias para a conveniente execução do serviço ou para a repressão de quesquer abusos que nella se possam introduzir;
6º Inspeccionar sobre a conservação e boa classificação dos livros, documentos e mais papeis da secretaria;
7º Conceder licença aos officiaes para sahirem da repartição por um limitado espaço de tempo, durante os trabalhos d'ella, e notar qualquer abuso que o empregado commeter d'esta licença, para ser convenientemente corrigido;
8º Ter em seu poder o inventario do archivo e mobilia, por que é responsavel o porteiro;
9º Empregar amanuenses, quando pela urgencia do serviço fôr necessario, com previa auctorisação do reitor;
10º Fazer observar as leis dentro da repartição e este regulamento.

Official maior

Art. 4º O official maior é chefe da 1ª repartição; e n'esta qualidade lhe compete:

1º Substituir o secretario em todos os seus impedimentos;
2º Dirigir o expediente da sua repartição sob a inspecção do secretario, propondo-lhe tudo quanto julgar conducente ao melhor andamento dos negocios e representando contra qualquer falta ou infracção dos outros empregados no cumprimento dos seus deveres;
3º Apresentar no fim de cada trimestre o indice synoptico da respectiva legislação e providencias litterarias, o qual deverá ser encadernado no fim do anno lectivo;
4º Repartir o trabalho, que accrescer numa repartição, pelos empregados que na outra o podérem desempenhar, e fazendo conservar todo o decoro, polidez e subordinação na secretaria;
5º Assistir, no impedimento do secretario, aos exames preparatorios para os estudos da Universidade nos mezes de outubro e julho;
6º Assignar as copias authenticas de documentos exigidos, ex-officio, pelas auctoridades superiores;
7º É responsavel perante o secretario, pelo cumprimento dos seus deveres e pelo serviço e regularidade da repartição a seu cargo.

1º official ordinario

Art. 5º O 1º official ordinario é chefe da 2ª repartição e encarregado especialmente da contabilidade, nesta qualidade lhe pertence:

1º Processar e conferir as folhas dos ordenados de todos os empregados da Universidade e lançar as competentes verbas dos respectivos assentamentos; e as do expediente dos estabelecimentos, lançando-as nas contas respectivas, exigindo para esse fim os documentos necessarios;
2º Formalisar as contas correntes semanaes e annuaes dos rendimentos dos fundos academicos e das despezas do pessoal e material;
3º Formalisar todos os mappas, orçamentos, documentos e dar todas as informações relativas a esta repartição;
4º Registar os titulos, diplomas, cartas de empregados ou gratificações pessoaes e abrir assentamentos de ordenados;
5º Registar a legislação e documentos officiaes pertencentes ao serviço de contabilidade da secretaria;
6º Satisfazer tambem ao serviço da primeira repartição, quando houver urgencia por quaesquer trabalhos extraordinarios d'ella, se assim lh'o permitirem os da sua propria repartição, em concorrencia com os d'aquella;
7º Fazer a escripturação da responsabilidade do thesoureiro do cofre academico;
8º Formalisar mensalmente a conta de todos os emolumentos pertencentes à secretaria, e fazer a sua distribuição, na conformidade d'este regulamento.

Art. 6º Na ausencia ou impedimento do official maior fará as suas vezes o chefe da 2ª repartição; e quando os trabalhos d'esta lhe não permittam, o 2º official fará as vezes de official maior.

2º official ordinario

Art. 7º O 2º official ordinario tem exercicio na 1ª repartição, e como tal lhe pertence:

1º Satisfazer a todo o serviço d'ella, que, não sendo da competencia do official maior, lhe fôr pelo secretario ou por aquelle ordenado;
2º Ter a seu cargo especialmente o registo da legislação, ordens regias, consultas, mappas, editaes e providencias do reitor e dos conselhos das faculdades;
3º Satisfazer egualmente a qualquer serviço extraordinario, que fôr necessario para a regularidade do expediente da secretaria;
4º Guardar e classificar convenientemente os livros e papeis da secretaria;
5º Fazer as buscas para se passarem as certidões extrahidas dos livros e papeis do archivo, à vista do competente despacho;
6º Substituir o official maior nos impedimentos do 1º official.

Porteiro

Art. 8º Ao porteiro da secretaria pertence:

1º Satisfazer ao que lhe fôr ordenado pelo secretario e pelos officiaes subalternos, para o serviço interno da mesma secretaria;
2º Ter a secretaria aberta nas horas marcadas neste regulamento;
3º Cuidar na boa ordem e conservação dos livros e mais papeis, bem como da mobilia, que lhe será entregue por inventario, assignado pelo official maior e pelo mesmo porteiro, que assim fica responsavel por qualquer falta ou extravio; dando parte quando algum dos objectos se inutilisar, para se providenciar convenientemente á sua substituição e fazerem-se as competentes notas do inventario;
4º Communicar competentemente os recados dos pretendentes, dando-lhes as declarações necessarias e os documentos que lhes devem ser entregues;
5º Receber todos os emolumentos da secretaria e dar conta mensal ao secretario dos que lhes são pessoaes, na conformidade dos Estatutos e mais legislação vigente; e diariamente ao official de contabilidade dos que pertencerem á secretaria.

Continuo

Art. 9º Ao continuo da secretaria incumbe:

1º Todo o serviço interno e externo da secretaria, que lhe fôr determinado pelo secretario e pelos officiaes subalternos d'ella;
2º Cuidar do aceio e limpeza da secretaria;
3º Comprar todos os artigos necessarios para o expediente da secretaria, como livros, papel, etc., segundo as ordens do secretario, dando-lhe de tudo conta com os respectivos documentos.

Emolumentos

Art. 10º Todos os emolumentos que pelos Estatutos e legislação vigente não são pessoaes do secretario, entrarão em uma caixa para serem divididos em duas partes eguaes, uma das quaes pertencerá ao mesmo secretario e a outra será dividida com egualdade pelo official maior e pelos dois officiaes ordinarios, á vista da competente conta.
§ 1º São comprehendidos nas disposições d'este artigo os emolumentos provenientes dos exames preparatorios para a Universidade, buscas, registos e quaesquer outros trabalhos de que possam provir emolumentos.
§ 2º Quando o secretario se achar ausente com licença, o official maior, ou quem suas vezes fizer, vencerá unicamente os emolumentos que pertencerem ao mesmo secretario, não entrando na divisão do resto.

Art. 11º Continuará a observar-se a tarifa dos emolumentos da secretaria, que se acha em prática.

Disposições geraes

Art.12º É expressamente prohibido a qualquer empregado tirar algum livro ou documento para fóra da secretaria.
§ unico. Exceptuam-se os casos em que seja necessario, para bem do serviço, que algum dos ditos objectos seja presente ao reitor, conselho dos decanos, congregações ou para os actos academicos, devendo restituir-se, logo que acabem de servir, ao seu respectivo logar na secretaria.

Art. 13º Os trabalhos ordinarios da secretaria principiarão ás nove horas da manhã e terminarão ás duas horas da tarde.
§ 1º Exceptuam-se porém os tres mezes de maio a julho, em que deverão principiar os trabalhos ás oito horas da manhã. Esta hora poderá ser alterada pelo secretario, quando o bem do serviço assim o exigir.
§ 2º Nenhum empregado poderá retirar-se da secretaria durante o tempo de serviço sem permissão do secretario, nem ainda depois da hora da sahida, sem elle dar os trabalhos do dia por concluidos.

Art. 14º Cessam os trabalhos da secretaria nos dias feriados, na conformidade das leis vigentes.
§ unico. Exceptuam-se, porém, os casos em que o serviço publico ou academico exigir alguns trabalhos a que seja necessario dar expedição nestes mesmos dias.

Art. 15º Todo o empregado, que faltar ao serviço da secretaria, deverá justificar as faltas na conformidade do artigo 137º do decreto de 20 de setembro de 1844.
§ 1º Aos empregados que se ausentarem da secretaria sem prévia licença do secretario, ainda depois da hora da sahida, será marcada falta para os efeitos designados no § 1º do citado artigo do decreto.
§ 2º O official que faltar ao serviço da secretaria com licença não será contado com a parte respectiva dos emolumentos proporcional ao tempo que faltar.

Paço das Escholas, em 31 de janeiro de 1846. -- Conde de Terena, reitor.