Recursos Institucionais

É recomendada a utilização da assinatura de e-mail padrão por todos os trabalhadores da Universidade de Coimbra.

O formato padronizado garante a uniformidade e consistência da marca em todas as comunicações, reforçando assim a identidade da instituição, permitindo ainda a fácil identificação da afiliação do remetente por parte dos destinatários.

Utilizar apenas o preto e o cinza médio.

Para serviços administrativos/reitoria, deverá ser dada preferência à logomarca geral da Universidade de Coimbra, garantindo uma identidade visual coesa e reforçando a unidade institucional. A utilização de submarcas não é aconselhada, pois fragmenta a comunicação e enfraquece o reconhecimento da marca principal.

Na imagem deverá constar apenas a logomarca UC e os logotipos UNESCO.

A imagem não deverá ultrapassar a dimensão da assinatura em largura.

Caso opte pela tradução da assinatura em inglês, o texto traduzido deverá ser colocado em itálico após o texto em português

Exemplo: Divisão de relações internacionais | International Relations Unit

Podem ser incluídas cláusulas de confidencialidade e outros avisos de acordo com as necessidades do cargo e do serviço. Os avisos utilizados por uma unidade devem ser consistentes de assinatura para assinatura.

Localização: uma ou duas linhas abaixo da sua assinatura de e-mail

Tamanho: 8pt

Cor: Cinza Médio (#999999)

O uso de emails institucionais é fundamental para a comunicação eficaz dentro e fora de uma organização. Para garantir a clareza, profissionalismo e eficiência dos emails enviados, é importante seguir um conjunto de normas e boas-práticas.

1. Estrutura e Conteúdo do Email

1.1. Assunto do Email:

• Deve ser claro e conciso, refletindo o conteúdo do email.
• Evitar títulos vagos ou muito longos.
• Exemplos: "Reunião de Equipa - Agenda e Documentos" ou "Convite para o Seminário Anual".

1.2. Corpo do Email:

• Estruturar a mensagem em parágrafos curtos e claros.
• Incluir todas as informações relevantes e ser objetivo.
• Utilizar listas com marcadores ou numeradas para pontos importantes.

2. Uso de Imagens

2.1. Relevância e Qualidade:

• As imagens devem ser relevantes para o conteúdo do email e contribuir para a compreensão da mensagem.
• Utilizar imagens de alta qualidade e resolução adequada (72 dpi para emails).

2.2. Formato e Tamanho:

• Formatos recomendados: JPEG, PNG ou GIF.
• Manter o tamanho das imagens reduzido para evitar longos tempos de carregamento (idealmente, abaixo de 1MB).
• Evitar anexar imagens; preferir inserir diretamente no corpo do email.

2.3. Acessibilidade:

• Incluir texto alternativo (alt text) descritivo para cada imagem, garantindo que a informação é acessível a todos/as.
• Certificar-se de que as imagens não são a única forma de transmitir informações importantes.

2.4. Branding e Consistência:

• As imagens devem respeitar as diretrizes de branding da instituição (logotipos, cores, etc.).
• Manter a consistência no estilo e aparência das imagens usadas em comunicações institucionais.

3. Considerações Técnicas

3.1. Compatibilidade:

• Testar o email em diferentes clientes de email e dispositivos para garantir que as imagens e o formato são exibidos corretamente.
• Evitar o uso de scripts ou conteúdos que possam ser bloqueados por clientes de email.

3.2. Links e Referências:

• Assegurar que as imagens com links são claramente identificadas e que os links são relevantes e funcionais.
• Evitar o uso excessivo de imagens clicáveis, que podem ser confundidas com spam.

4. Privacidade e Segurança

4.1. Consentimento:

• Obter consentimento explícito antes de usar imagens que contenham pessoas ou informações sensíveis.
• Respeitar as normas de proteção de dados pessoais (GDPR).

4.2. Segurança:

• Evitar o envio de imagens ou documentos que possam conter vírus ou malware.
• Utilizar plataformas seguras para o envio de emails institucionais.