MONITORIZAÇÃO & REPORTE
Ao longo dos ciclos de planeamento estratégico anteriores foi sendo criada e desenvolvida uma cultura de acompanhamento permanente e de avaliação regular da atividade da Universidade de Coimbra, transversal a toda a estrutura orgânica e aos diversos níveis de gestão, já perfeitamente assimilada pela comunidade académica.
Integrado no ciclo de gestão da UC, o processo dinâmico manter-se-á, permitindo o desenvolvimento contínuo dos processos de planeamento, monitorização, avaliação e retroação, com vista à excelência em todos os pilares e eixos de missão e áreas de sustentabilidade.
A monitorização regular é assegurada por pilar, por eixo e por área de sustentabilidade e responsabilidade social, permitindo aferir a progressão e os desvios em relação às metas inicialmente traçadas, e, desta forma, o impacto das iniciativas desenvolvidas. Para permitir um efetivo acompanhamento do caminho percorrido, o reporte será concretizado através dos relatórios de monitorização anuais, complementados por relatórios intermédios, referentes ao primeiro semestre de cada ano, com o primeiro reporte a dizer respeito ao ano 2023. Estes relatórios fornecerão assim os dados orientadores para a avaliação e para a consequente tomada de decisão pelos órgãos de governo e de gestão da Universidade de Coimbra. O essencial de cada relatório anual será também incorporado no Relatório de Gestão e Contas Consolidado do Grupo Universidade de Coimbra. A avaliação terá em consideração a evolução do contexto, permitindo aferir a permanente adequação entre as iniciativas estratégicas, as metas e a evolução do potencial e dos riscos do meio envolvente.
Cada relatório integrará ainda a monitorização dos diferentes Planos de Ação e o processo sairá enriquecido pela autoavaliação regular que os responsáveis aos diversos níveis – da Universidade às subunidades e serviços – deverão fazer da implementação das ações previstas nos seus Planos de Ação.
Assim, o processo não se restringirá a uma medição, sendo complementado com a definição e implementação de estratégias de melhoria resultantes da avaliação efetuada, de acordo com os princípios de garantia da qualidade: suportada no ciclo PDCA - Plan, Do, Check, Act e no pensamento baseado em risco, contemplará a análise e sinalização de desvios face ao planeado e despoletará as ações necessárias – correções, ações corretivas, melhoria contínua, mudança disruptiva, inovação e reorganização – numa dinâmica de permanente atenção ao contexto interno e externo.
O Plano Estratégico é dinâmico e suficientemente flexível para que possa adequar-se às permanentes mudanças de contexto, e, como tal, poderá ser efetuada a sua revisão sempre que se mostre necessário, na sequência da análise dos resultados da sua monitorização ou de qualquer alteração relevante.
Em todo o processo, respeitando os princípios da gestão participativa e da transparência, será essencial o estabelecimento de canais de comunicação com as partes interessadas, transmitindo a evolução na implementação do Plano Estratégico e a avaliação efetuada a cada momento, e, por outro lado, permitindo a permanente introdução de sugestões de melhoria.
No início de 2027, será feita a avaliação final, que refletirá todo o trabalho desenvolvido no quadriénio, fechando mais um ciclo integrado de planeamento estratégico.