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A aquisição de bens e serviços é iniciada pela manifestação da necessidade de recursos através de um pedido de compra efetuado por um docente, investigador ou outro colaborador da UC, adiante designados por “Requerente”, utilizando, para o efeito, o formulário electrónico “Compras” disponível no sistema de informação Lugus e acessível no sítio https://lugus.uc.pt/. Este formulário exige, sempre, que se indique o orçamento que suporta a despesa e permite anexar ficheiros para o caso de já possuir informação mais específica relativa aos bens, serviços ou obras a adquirir.
Sempre que identifica a necessidade de efetuar uma compra tem de efetuar um pedido de compra, obter a adequada instrução do procedimento, o compromisso orçamental válido e a emissão da nota de encomenda a enviar ao fornecedor ou prestador para obter uma proposta ou orçamento. O Gestor de Compras (GC) irá ajudá-lo a concretizar a compra.
Para qualquer contacto e esclarecimento deve indicar o número do pedido de compra que lhe foi atribuído.
Após ter sido submetido o pedido de compra efetuado é remetido para confirmação pelo “Responsável pela Gestão de Orçamento” que suporta a despesa em causa, o qual é identificado através do sistema de informação que estabelece a relação orçamento e responsável pela gestão de orçamento. Quando o pedido é efetuado por um Requerente que é ele próprio “Responsável pela Gestão de Orçamento” que suporta a despesa, o sistema prescindirá da fase de confirmação. Assim o pedido será imediatamente remetido para a Divisão de Compras e Aprovisionamento (DCA).
O “Responsável pela Gestão de Orçamento” acede à notificação de pedidos para confirmação, podendo tomar as seguintes ações:
a) Confirmar o pedido, inserindo observação e/ou anexando ficheiros, sendo este posteriormente encaminhado para a DCA;
b) Recusar o pedido, notificando o Requerente sobre a causa da recusa e encerrando o pedido;
c) Pedir parecer (facultativo) a um utilizador interno por si indicado, podendo seguidamente emitir outro(s) pedido(s) de parecer(es), até considerar que os mesmos são satisfatórios para apoiar a confirmação em causa.
d) Pedir reformulação, remetendo o pedido ao requerente, para que seja alterado.
Após a confirmação a DCA recebe o pedido de compra e o Gestor de Compras (GC) procede ao seu tratamento inicial, podendo promover pedidos de esclarecimento ao “Requerente”, através de pedido de reformulação, ou promover uma aprovação prévia, através de “pedido de aprovação”.
No preenchimento do formulário pedido de compra recomenda-se o seguinte:
a) Facultar a informação suficiente, para que se compreenda o objeto da compra, a atividade utilizadora e o orçamento que suporta a despesa: o quê?; como?; onde?; quem? quando? quanto?
b) Consultar o mapa de orçamento de gestão ou de orgânica, disponível no sistema de informação Lugus, no menu “Orçamentos”, e identificar se existe saldo orçamental para prosseguir com o procedimento de compra. Se não existir, deve falar, previamente a submeter o pedido de compra, com o “responsável pela gestão de orçamento” e encontrar outra solução para a compra;
c) Fundamentar a aquisição que se pretende efetuar, com particular importância para os projetos e atividades cofinanciados que devem evidenciar em que medida a aquisição contribui para os objetivos a prosseguir. A fundamentação traduz-se na inscrição no campo “fundamentação” do formulário das razões da compra: para quê? e porquê?
d) Se se tratar de pedido de compra relacionado com bem de imobilizado existente, deve informar sobre o número de inventário aplicado no bem.
Se o pedido de compra envolver especificações técnicas mais detalhadas o Gestor de Compras (GC) irá contactá-lo.
Poderá descarregar aqui a apresentação de como inserir um pedido de compra (Automatizado)
Poderá descarregar aqui a apresentação de como inserir um pedido de contrato (Automatizado)
A gestão da relação de compra e venda, entre a Universidade de Coimbra (UC) e o Fornecedor, consiste no atendimento a oferecer pela UC ao fornecedor, numa lógica de que o fornecedor merece todo o respeito da UC, de forma a que seja um atendimento integrado, desenvolvido por colaboradores de referência, que permita registar as questões formuladas pelo fornecedor, indagar sobre elas e propor respostas que resolvam as situações apresentadas.
Está constituída uma equipa de atendimento ao fornecedor com a qual pode contactar.
Quanto ao funcionamento:
Podem ser identificados dois tipos de necessidades de transporte: (i) transporte sob marcação; (ii) transporte ocasional.
O pedido de transporte na modalidade “sob marcação” é efetuado através da criação de um pedido genérico Lugus que deve ser submetido até às 17 horas de 4ª feira da semana anterior à semana de saída, revelando a seguinte informação:
Nome do Responsável: a pessoa que vai confirmar o pedido de transporte, tipicamente o responsável pela gestão de orçamento ou o superior hierárquico direto.
Tipo de assunto: [Transportes]
Breve Descrição do Assunto: Transporte, <<origem>>, <<destino>>, <<origem>>, <<data do transporte>>, <<nome do passageiro principal>>.
Descrição da Necessidade: indicar a rota prevista em ambos os sentidos, a distância a percorrer, o nº de passageiros, o(s) pontos de partida, a data e horários previstos para o serviço, bem como os dados de contacto do(s) passageiro(s).
Fundamentação: descrever o âmbito da viagem e o objetivo.
Observações: indicar se pretende transporte com ou sem motorista, neste último caso deve indicar o nome do condutor e se tem, ou não, autorização para a condução de viaturas. Indicar, ainda, o nº da carta de condução e a data de validade.
Data esperada: a data do transporte.
Anexos: dados adicionais.
Perante o pedido genérico Lugus o Responsável (docente, investigador, outro requerente ou responsável do serviço ou unidade), toma uma das seguintes ações:
a) Confirmar. Confirma a necessidade de transporte e que eventuais despesas sejam suportadas por orçamento de que é responsável.
b) Recusar a confirmação indicando o motivo, esta ação encerrará o pedido.
c) Pedir para reformular, nomeadamente para obter informação adicional.
d) Pedir parecer, nomeadamente para obter uma segunda opinião.
O pedido de transporte ocasional pode ser efetuado por meio telefónico (239 242 849 ou 239 242 750 ou extensão interna 243 809 ou 243 750, respetivamente), sendo o pedido, se aplicável, reduzido a escrito através da criação de um pedido Lugus e, se possível, executado de imediato ou agendado no âmbito de plano de transportes ocasionais.
A DCA efetua um pedido de receção e conferência de faturas, via Lugus, para obter a confirmação da receção dos bens e/ou serviços em boas condições.
O utilizador terá à sua disposição as seguintes opções:
- Recebi os bens/serviços em boas condições
- Não recebi os bens/serviços em boas condições
- Pedir parecer
A data esperada para confirmação é de 7 dias seguidos
Se a fatura respeitar a bens de imobilizado será solicitada a seguinte informação:
Designação do bem (elementos essenciais à boa identificação do bem);
Localização física (edifício; piso; sala);
Responsável (nome do serviço; Docente ou Investigador a que ficará afecto; Sublocal, unidade/ projeto/ grupo de trabalho);
Finalidade a que se destina o bem.
A conferência da fatura, indicando se recebeu os bens e/ou serviços em boas condições, é condição para proceder ao pagamento e/ou concluir o processo.
A fatura deve ser devidamente confirmada com a seguinte informação:
a) Menção ao fato dos bens estarem de acordo com o solicitado ou os serviços correctamente prestados;
b) Se a fatura disser respeito a bens de imobilizado deverá indicar o seguinte:
c) Assinatura do Responsável (pessoa que vai confirmar a fatura) perfeitamente legível;
d) Data da confirmação.
Após a confirmação da fatura, a mesma deve ser enviada, com a maior brevidade possível, via correio interno, para o Serviço de Gestão Financeira (SGF), DCA:
Universidade de Coimbra
Administração • Serviço de Gestão Financeira
Rua Larga • Edifício FMUC (R/Ch. Esq.) • 3004-504 COIMBRA • PORTUGAL
Tel.: +351 239 242 750 | Extensão: 243 750
Se tal não acontecer a DCA ao identificar a situação ou tempo de mora excessivo no envio irá dirigir-lhe uma comunicação a relembrar a morada adequada para envio de faturação e a solicitar a sua melhor colaboração em situações futuras, para seja possível cumprir a obrigação assumida com o fornecedor.
A comunicação será efetuada através de pedido genérico Lugus, da seguinte forma:
Nome do Responsável: o responsável pela direção da Unidade Orgânica.
Tipo de assunto: [GF | Contabilidade Financeira – Gestão de Ativos].
Breve Descrição do Assunto: Abate de bem móvel.
Descrição da Necessidade: descrição pormenorizada do bem que pretende abater, incluindo o número de inventário e estado de conservação.
Fundamentação: indicação da atividade a que o bem está afeto e/ou identificação do utilizador responsável.
Observações: localização física do bem.
Data esperada: data esperada para o abate do bem.
Anexos: dados adicionais.
Se existir a necessidade de alteração da localização do bem, deve ser efetuada a respetiva comunicação, através de pedido genérico Lugus, da seguinte forma:
Nome do Responsável: o próprio que efetua o pedido.
Tipo de assunto: [GF | Contabilidade Financeira – Gestão de Ativos].
Breve Descrição do Assunto: alteração de localização do bem.
Descrição da Necessidade: descrição pormenorizada do bem e número de inventário.
Fundamentação: descrição do contexto em que é efetuada a alteração de localização.
Observações: localização física futura do bem, indicação da atividade a que será afeto e/ou identificação do utilizador responsável.
Data esperada: data esperada para a alteração.
Anexos: dados adicionais.
Deve ser emitido um auto de ocorrência por parte do utilizador do bem, que consiste na submissão de um pedido genérico Lugus, da seguinte forma
Nome do Responsável: o responsável pela direção da Unidade Orgânica.
Tipo de assunto: [GF | Contabilidade Financeira – Gestão de Ativos].
Breve Descrição do Assunto: Furto ou roubo de bem móvel
Descrição da Necessidade: descrição pormenorizada do bem furtado ou roubado.
Fundamentação: descrição das circunstâncias em que se deu o furto ou roubo e dos factos, suspeitas e expectativa de recuperação do bem.
Observações: indicar o local onde se deu o furto ou roubo e que diligências foram tomadas até ao momento.
Data esperada: data esperada para obter resposta de encerramento do pedido;
Anexos: dados adicionais (onde deve ser incluído o auto de ocorrência lavrado pelas entidades policiais).
Se existirem doações ou ofertas efetuadas por terceiros à UC, deverão ser comunicadas através de pedido genérico Lugus, da seguinte forma:
Nome do Responsável: o responsável pela direção da Unidade Orgânica.
Tipo de assunto: [GF | Contabilidade Financeira – Gestão de Ativos].
Breve Descrição do Assunto: Doação ou oferta de bens à UC
Descrição da Necessidade: descrição pormenorizada do bem doado ou oferecido.
Fundamentação: descrição do contexto em que é efetuada a doação ou oferta e identificação da entidade benemérita;
Observações: localização e eventual indicação do valor a atribuir ao bem, se for possível apurar.
Data esperada: data esperada para obter resposta de encerramento do pedido;
Anexos: dados adicionais (onde deve ser incluído um documento elaborado pela entidade benemérita e que exiba a clara intenção de doar ou oferecer).
No âmbito do progresso da execução do contrato poderão ser recebidas reclamações com origem interna e/ou diferendos entre a UC e o fornecedor quanto à execução do contrato.
As reclamações devem ser documentadas, processadas, acompanhadas e geridas durante todo o ciclo de vida do contrato, de acordo com os termos do contrato.
As reclamações devem ser enviadas para o canal de entrada de sugestões/ reclamações da UC, disponível na página Web da UC ou e-mail melhoria@uc.pt, que constitui o sistema SIM@UC – Sistema Integrado de Melhorias da Universidade de Coimbra.
A cada reclamação é dada uma resposta.
Caso a reclamação não seja dirimida por acordo entre as partes torna-se necessário acionar as cláusulas de arbitragem e foro, antes ou depois do encerramento do contrato.
O serviço de viatura de transporte e/ou motorista é suportado pelo utilizador final, através de orçamento de que é responsável.
A tabela de encargos a debitar é a seguinte:
Para obter autorização para a deslocação deve efetuar um pedido de deslocação em serviço (DS) - para pessoa que tem vínculo à UC - ou Abono de Bolsas Diversas (ABD) - para pessoa sem vinculo à UC. A necessidade de obter autorização da missão está relacionada com a segurança da pessoa que se desloca, porque se existir algum incidente ou acidente, a UC poderá responsabilizar-se.
Não poderão existir procedimentos de aquisição de bens ou serviços relacionados com missões que não tenham um pedido de DS ou ABD relacionado.
Se necessitar de viagem, alojamento, inscrição em congresso, ou similar, pode ser escolhido o correspondente item de despesa, selecionando a opção “a adquirir pela UC”. Deste modo, aquando da confirmação do pedido de DS ou ABD, será gerado automaticamente um pedido de compra para tratamento pela Divisão de Compras e Aprovisionamento (DCA).
Poderá descarregar aqui o manual de submissão de
Pedido de ABD automatizado
Princípios gerais:
Procedimentos:
O pedido de compra deve ser
criado de acordo com o seguinte exemplo:
É o responsável? não selecionar
Nome do Responsável? escolher o nome do responsável pela gestão do orçamento que irá suportar a despesa
Orgânica do Responsável: é revelada com a escolha do responsável
Orçamento de gestão: selecionar o orçamento que irá suportar a despesa
Breve Descrição do Assunto: descrição breve que permita compreender do que trata o pedido
Descrição da Necessidade: descrever o que se pretende, por exemplo atribuir telefone móvel a <<nome>>, <<função>>, pelo período de <<datas>>, nas seguintes condições de utilização: <<plafond>>, etc.
Fundamentação: indicar o motivo da atribuição e, eventualmente, indicar a lei, regulamento ou despacho que permite a atribuição
Data Esperada: data até à qual tem expectativa de obter a nota de encomenda com indicação do compromisso válido, para enviar ao fornecedor.
Morada: dados da morada do SGSSIC ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
Morada (Cont.): dados da morada onde o requerente pode ser contactado ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
Rua: dados da morada onde o requerente pode ser contactado ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
Nº: dados da morada onde o requerente pode ser contactado ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
Código Postal: dados da morada onde o requerente pode ser contactado ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
Cidade: dados da morada onde o requerente pode ser contactado ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
País: dados da morada onde o requerente pode ser contactado ou outro local onde o serviço vai ser prestado ou utilizado.
Observações: outra informação relevante, designadamente as condições de prestação de serviço pelo fornecedor ou outras.
Descrição dos Bens ou serviços previstos: descrever qual o serviço que se pretende requisitar ao fornecedor.
Quantidade: indicar a quantidade
Unid. Medida: indicar a unidade de medida
Valor unitário (s/IVA): indicar o valor previsto para a despesa
Valor estimado (s/IVA): é revelado automaticamente
Fornecedor proposto: indicar qual é o fornecedor que irá prestar o serviço
Anexos: anexar ficheiros com informação adicional.
Para consulta da informação detalhada sobre a realização de pedidos no âmbito do contrato de comunicações móveis, por favor, aceda http://www.uc.pt/ciuc/area_reservada/mobile/info
Deve efetuar o pedido através do sistema de informação Lugus da forma como se indica:
É o responsável?: ✓
Tipo de assunto: [GF | Arquivo]
Breve Descrição do Assunto: inscrever o código do Centro Financeiro ou PEP
Descrição da Necessidade: descrição pormenorizada com vista à satisfação do pedido.
Fundamentação: indicar qual a finalidade do acesso aos documentos, por exemplo: prestação de contas, auditoria.
Observações: outros dados relevantes.
Data esperada: data espectável para obter o acesso aos documentos.
Anexos: anexar a Im0581_pedido_documentos_unidade_arquivo que se encontra disponível no Mos@web.
Quando se tratar do acesso através dos documentos originais, o pedido só será concluído quando os mesmos forem devolvidos à Unidade de Arquivo.
8.02.2013
O prazo esperado para a satisfação de um Pedido de Compra que formula através do sistema de informação Lugus e que dirige ao Serviço de Gestão Financeira (SGF), Divisão de Compras e Aprovisionamento (DCA), varia de acordo com o tipo de procedimento a adotar.
Cumpre assim informar os prazos médios para execução de cada tipo de procedimento, que corresponde à antecedência com que deve ser submetido o pedido de compra, sendo contudo recomendável que manifeste a intenção de compra, assim que a necessidade de aquisição surja.
Para conseguirmos gerir as prioridades e servi-lo(a) melhor, solicitamos que indique uma data esperada até à qual é necessária a emissão da nota de encomenda.
| Tipo de aquisição (em função do procedimento a realizar) | Prazo (dias úteis) |
| Compras a satisfazer através de contratos de aprovisionamento | 10 |
| Compras de valor inferior a 5.000€ | 16 |
| Compras de valor superior a 5.000€ | |
| - Consulta a apenas um fornecedor: | 35 |
| - Consulta a vários fornecedores ou concursos públicos e: | |
| - Prazo apresentação propostas 4 dias Sem caução ou contrato | 39 |
| - Consulta a vários fornecedores ou concursos públicos e: | |
| - Prazo apresentação propostas 14 dias Com caução e contrato | 62 |
| Compras de valor superior a 209.000€ | 95 |
Por favor faça download do ficheiro em baixo para obter a informação
Calendário anual para realização de despesas - Ano económico de 2025
