UC TransFORMA

Acrónimo: UC TransFORMA

Objetivo temático: Melhorar a capacidade institucional das autoridades públicas e partes interessadas e a eficiência da administração pública

Área Científica: Promoção das TIC na administração e serviços públicos

Síntese do Projeto: A operação UCTransFORMA permite dar continuidade a um processo de modernização na gestão e acesso à informação, que tem vindo a ser desenvolvido na UC, centrando-se em três propósitos essenciais e articulados de forma lógica:

a) Melhorar a eficácia e eficiência dos processos de mobilidade e cooperação (nacional e internacional) “without papers”, apostando na interação digital entre organizações e plataformas, facilitadora da troca de dados entre diferentes sistemas e instituições, mais inclusiva e mais sustentável;

b) Simplificar os procedimentos de gestão e monitorização da informação que possibilite, primeiro, diminuir o esforço administrativo de estudantes e pessoal docente e não docente pelo incremento de processos simplificados e flexíveis e, segundo, conhecer melhor o que é desenvolvido, as interações efetivadas e a ponderação do que é estrategicamente necessário concretizar, ajustando, em consonância, as decisões a implementar em termos de melhoria contínua;

c) Aproveitar e incrementar soluções técnicas já existentes e sistemas de registo já testados colocando os em interação e contribuindo para a efetivação de redes nacionais e internacionais de ensino superior e para a criação de infraestruturas abertas e integradas.

A aposta na criação e incremento de redes de cooperação e incentivo à mobilidade - essencial seja numa lógica de internacionalização, seja numa perspetiva de abertura a novos públicos e de organização racional e articulada do ensino superior, seja ainda, na concretização de um esforço de modernização administrativa em diversos domínios, que seja coerente, simplificado e articulado, o que pressupõe a interoperabilidade entre diversos sistemas e plataformas - exige a melhoria do sistema de informação académica existente na UC e o desenvolvimento de novas funcionalidades e ferramentas que permitam, por um lado desmaterializar na totalidade os procedimentos académicos e, por outro, sistematizar e monitorizar a informação de modo funcional, agregado e aprendente. Os diversos objetivos e eixos de ação encontram-se devidamente conectados de forma lógica já que por exemplo a melhoria dos processos de registo e sistematização internos potenciará uma eficácia e aplicabilidade maior em termos de processos de gestão e registo partilhados.

Assim, a operação preconiza o desenvolvimento e melhoria dos sistemas de registo e monitorização da informação centrando-se em três eixos de ação:

1. Criação e melhoria de sistemas que permitam a desmaterialização e um “single entry point” em processos de mobilidade e cooperação internacional (ERASMUS without papers; EU Student card Initiative…);
2. Criação de sistemas partilhados de registo e sistematização da informação no âmbito de programas conferentes e não conferentes de grau entre instituições de ensino superior nacionais e internacionais (single management point);
3. Criação e melhoria de processos tecnológicos de articulação entre diversas plataformas e sistemas que permitam a conexão e migração de dados (salvaguardando os processos de segurança da informação e proteção de dados), melhorando, desse modo, a qualidade das respostas, pela celeridade que permite e pela conexão coerente entre redes (single data road);
4. Criação e melhoria de funcionalidades que permitam uma melhor sistematização e monitorização da informação interna capaz de assegurar a concretização adequada dos objetivos anteriores, quer ajustando os procedimentos em função da avaliação e melhoria contínua, quer como suporte à decisão académica e administrativa na busca de processos cada vez mais ajustados a uma universidade aberta ao mundo e capaz de aprendizagem e renovação contínua.

Área de intervenção: Região Centro

Investigador Responsável na UC: Jorge China

Unidade Orgânica UC: Reitoria

Instituições participantes no Projeto: Universidade de Coimbra

Instituição Financiadora/Gestora: Agência para Modernização Administrativa

Programa de Financiamento: SAMA 2020

Período de execução: 16/11/2020 - 15/11/2022

Custo total elegível (EUR): 998.760,00€

Apoio financeiro da UE: 848.946,00€

Apoio financeiro público nacional: 149.814,00€

Técnico do Projeto: Luís Lopes

Contacto: 239247050