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A
Biblioteca Joanina, construída na primeira metade do século XVIII, é um
monumento com especificidades próprias no que respeita à estabilidade das
características ambientais do seu interior.
O edifício tem, naturalmente, temperatura e humidades constantes, condições
que é necessário manter para que as coleções bibliográficas e a decoração
interior se mantenham em bom estado de conservação. Tais circunstâncias
impedem que o espaço possa ser utilizado por atividades que obriguem à
deslocação de mobiliário, à colocação de fixações (fita adesiva, isolante,
velcros, etc.), à instalação de certos equipamentos adicionais de luz ou de
som, ou para atividades como beberetes, banquetes e bodas.
Por outro lado, importa abrir mais a utilização do espaço da Biblioteca, tanto para iniciativas internas como para iniciativas da responsabilidade de entidades exteriores que permitam recuperar a parte do espólio documental que se encontra mais degradado (campanha “SOS Livro Antigo”).
Neste quadro, é necessário estipular as seguintes regras para a utilização desta Biblioteca:
1 – A Biblioteca
Joanina poderá ser cedida pela Universidade, mediante autorização prévia do
Diretor da Biblioteca Geral,
para eventos promovidos por entidades públicas ou privadas, interiores ou
exteriores à Universidade.
1.1 – As cerimónias a realizar na Biblioteca deverão ser de
caráter cultural, científico ou técnico.
1.2 – O pedido prévio de autorização de cedência deve dar
entrada na Biblioteca Geral com uma antecedência de 15 dias, devidamente
acompanhado do programa do evento a realizar.
2 – As entidades organizadoras deverão assinar um termo de responsabilidade assumindo os custos inerentes a qualquer dano material ou imaterial, causado direta ou indiretamente à Biblioteca Joanina.
2.1 – O valor do dano será calculado pela pessoa ou entidade que a Biblioteca Geral da Universidade julgar competente.
3 – Para cada evento será nomeada pela Biblioteca Geral da Universidade uma pessoa responsável que acompanhará todos os preparativos para a boa realização da cerimónia, obrigando-se a organização a respeitar as diretrizes transmitidas por essa pessoa.
3.1 – A lotação máxima por evento permitida dentro da Biblioteca Joanina será de 120 pessoas, podendo a equipa técnica integrar até 10 pessoas.
3.2 – A utilização das casas de banho não está incluída, exceto em casos de força maior.
4 – Para que o evento possa ser filmado, fotografado ou gravado em audio ou vídeo, o respetivo pedido deve ser previamente autorizado pelo Diretor, devendo a Biblioteca Geral da Universidade efetuar a acreditação dos meios humanos e materiais envolvidos.
5 – A Biblioteca Geral da Universidade cobrará uma verba pela cedência do espaço e/ou filmagens, fotografias ou gravações (comunicada à entidade organizadora logo no ato de autorização) que será paga até 48 horas antes da realização do evento.
5.1 – Às entidades será cobrada uma verba de 4000 € por dia, ou 2000 € por meio-dia (um dia equivale a um período de 8 horas; meio-dia equivale a um período de 4 horas). Todos os valores incluem o IVA.
6 – Todas as despesas além de cedência de espaço, pessoal, segurança e energia, por exemplo as inerentes à afinação do piano, caso este venha a ser usado, serão da responsabilidade da entidade organizadora.
7 – Todos os casos que aqui não estejam previstos serão decididos pelo Diretor depois de ouvidos os Serviços.
8 – O presente Regulamento tem efeitos a partir do dia 1 de Julho de 2008, ficando derrogadas as normas anteriores.